10 กฎเหล็กพึงระวังในการใช้อีเมล์อย่างมืออาชีพ
พนักงานออฟฟิสทั้งหลายอาจต้องปวดหัวกับการบริหารจัดการอีเมล์ ในทุกๆเช้า บางคนต้องรับมือกับอีเมล์มากกว่า ร้อยฉบับต่อวัน กว่าจะนั่งไล่ตอบอีเมล์เสร็จก็ใช้เวลาไปเกือบค่อนวัน และบางอีเมล์ถ้าเขียนไม่เคลียร์ ข้อความไปถึง ผู้รับ กำกวม ก็อาจทำให้มีปัญหาภายหลังได้ แม้จะมีสำเนา (CC,BCC) ถึงเพื่อนร่วมงาน และเจ้านายมากแค่ไหน เรื่องเข้าใจผิดก็อาจเกิดขึ้นได้ และถ้าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาจริงๆ คุณเองต้องจัดการอย่างมืออาชีพ แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า อย่างรวดเร็ว เพื่อปกป้องเครดิตและชื่อเสียงของคุณและองค์กร
by La Bella
เทคนิค ในการเขียนและตอบอีเมล์แบบมืออาชีพ
- หัวข้ออีเมล์ (Title)
หัวข้ออีเมล์ ต้องสั้นกระชับ ได้ใจความ บอกจุดประสงค์ชัดเจน เพื่อให้ผู้อ่านรับรู้ ถึงความสำคัญ และจุดประสงค์ของผู้อ่าน โดยคุณอาจเพิ่มฟังก์ชัน ความสำคัญ ด้วยเครื่องหมาย High Important เพื่อให้คนอ่าน รับรู้ว่า อีเมล์ฉบับนี้ของคุณ สำคัญและด่วนขนาดไหน
- เนื้อหา
เนื้อหาของอีเมล์ ควรกระชับ ไม่ยืดเยื้อ เพื่อที่จะลดเวลาของผู้อ่าน และเข้าประเด็นให้เร็วที่สุด คุณควรเว้นวรรค Paragraph เมื่อเปลี่ยนหัวข้อ หรือ ควรแยก บรรทัด มี Bullet Point ชัดเจน ในการถาม หรือ การชี้แจงรายละเอียด เพื่อที่จะทำให้ผู้รับสาร อ่านข้อความง่าย คุณอาจใช้การเน้นสี หรือ ใส่ลิงค์ไปเพิ่มเติม ในการลงรายละเอียด
เครดิตภาพ huffingtonpost.com
- ระดับของภาษา
คุณควรรู้ระดับของภาษา ระหว่างทางการและกึ่งทางการ เพื่อให้เกียรติลูกค้าของคุณ ควรใช้คำย่อที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย และเป็นทางการเช่น FYI , ASAP และควรหลีกเลี่ยงคำที่ไม่เป็นทางการ ที่มักใช้ในเวลาแชท เช่น lol , thx, xxx หรือ อื่นๆ
เครดิตภาพ sodahead.com
- ไฟล์แนบ
ถ้าเป็นไปได้ คุณควร ใส่เนื้อหาลงใน อีเมล์ แทนที่การแนบไฟล์ เพราะ ทำให้สะดวกสำหรับผู้อ่านอีเมล์ จากมือถือ และ เป็นการป้องกัน การกระจายไวรัสอีกด้วย นอกจากนี้อีเมล์ของบางบริษัท สามารถรับได้ ไม่ถึง 10 MB โดยเฉพาะบริษัทขนาดเล็ก และคุณควรย่อไฟล์ก่อนส่งทุกครั้ง
- แนะนำตัว
ถ้าคุณกำลังเขียนอีเมล์ ถึง คนอื่นที่ไม่ใช่เพื่อนร่วมงาน หรือ คนที่รู้จักคุณ คุณควรแนะนำตัวเอง ในอีเมล์ หน้าที่ซึ่งคุณรับผิดชอบ หัวหน้างานของคุณ และบทบาทของคุณในโปรเจคนี้ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจ จุดประสงค์ของการเขียนอีเมล์ ถ้าคุณเคยร่วมประชุม หรือ มีการเจอกันมาก่อน คุณควรอ้างอิงถึงเหตุการณ์นั้น และแนะนำตัวสั้นๆ ก่อนเข้าประเด็นสำคัญ
เครดิตภาพ fairwinds.org
- อ่านก่อนกดส่ง
ยอมเสียเวลาเพิ่ม ซัก 1-2 นาที เพื่อที่จะตรวจดูเนื้อหา การสะกดคำ และไฟล์แนบ ว่า เนื้อหาครบถ้วน และส่งถึงผู้รับคนไหนบ้าง การส่งข้อมูลที่ถูกต้อง ถูกคน ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงาน และป้องกันข้อผิดพลาด ได้อย่างมาก
- ไม่มีความลับในอีเมล์
อย่าส่งข้อความ หรือ ความลับส่วนตัว ผ่านอีเมล์เด็ดขาด ฝ่ายไอที ของบริษัท สามารถเปิดเผย และตรวจสอบความลับนี้ได้ตลอดเวลา ทางที่ดี คุณควรแยกเรื่องส่วนตัวออกจากอีเมล์งาน เพราะข้อความในอีเมล์ถือว่าเป็นทรัพย์สินอย่างหนึ่งของบริษัท ถ้าคุณต้องการส่งข้อความ ถึง กลุ่มคนขนาดใหญ่ และเป็นเรื่องอ่อนไหว และไม่ต้องการให้ กลุ่มคนนั้นรู้จักกัน คุณควรส่งด้วย BCC
เครดิตภาพ siliconangle.com
- เรียงหมวดหมู่
คุณควรมีไฟล์ Archived จัดการเรียงอีเมล์ อย่างเป็นหมวดหมู่ แยกเรื่องสำคัญในแต่ละโฟลเดอร์ เพื่อที่สะดวกต่อการทำงาน และการอ้างอิงในภายหลัง คุณไม่ควร ลบอีเมล์งาน อย่างถาวร ถึงแม้มันจะเป็นเรื่องไม่สำคัญ และถึงแม้เขาแค่ cc คุณ ในอีเมล์ฉบับนั้นก็ตาม ในภายภาคหน้า เมื่อมีปัญหาระหว่างการทำงาน อีเมล์ฉบับนั้นอาจถูกใช้อ้างอิง และเป็นหลักฐานสำคัญ สำหรับหน้าที่การงานของคุณอีกด้วย
- คำลงท้าย
คุณควรใส่คำลงท้าย เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และแสดงความเคารพ ต่อผู้รับอีเมล์ คุณควรใส่ ชื่อ ตำแหน่ง เบอร์ติดต่อ ใน Tag line ในส่วนท้ายของอีเมล์ เพื่อแสดงถึงตัวตน และหน่วยงานที่คุณทำงานอยู่
เครดิตภาพ cdn.techgyd.com
- มารยาทในการตอบอีเมล์
ถ้าคุณได้รับอีเมล์แล้ว คุณควรตอบทางใดทางหนึ่ง ถ้าคุณไม่ว่างที่จะตอบคำถามนั้น คุณก็เพียงแค่ตอบไปว่า กำลังยุ่ง หรือ อยู่นอกออฟฟิส เพื่อให้คนส่งอีเมล์ ได้เข้าใจถึงสถานการณ์ ว่าคุณได้รับรู้ข้อความที่เขาได้ส่งมา เพิ่มเติมอีกนิดหนึ่งคือเราต้องรู้ว่าเมื่อไหร่เราควรใช้วิธี Reply แค่คนที่เราต้องการคุยด้วย เมื่อไหร่เหมาะสมที่จะใช้ปุ่ม Reply all เพราะถ้าใช้ผิด มันจะทำให้คนที่ได้รับเกิดอาการรำคาญที่คุณส่งข้อความบางอย่างที่ไม่เกี่ยวกับเขา หรือถ้าไม่ส่งถึงเขา เขาอาจจะคิดได้ว่าเราพึงมีความลับหรือวาระแอบแฝง
อีเมล์ เป็นสิ่งที่คุณต้องใช้สื่อสารในทุกๆวันของการทำงาน การเขียนตอบอีเมล์อย่างมืออาชีพ ทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใส่ใจรายละอียดในอีเมล์ก่อนส่งออก เหนือส่ิงอื่นใดคือคุณต้องใส่ความเป็นตัวคุณเข้าไป ไม่มากและไม่น้อยเกินไป มันก็จะทำให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นขึ้น มากกว่าที่คุณคิด
